Transport und Lagerung

Wenn Sie als Sekretärin oder Verwaltungsassistentin arbeiten, wissen Sie, wie nervig es sein kann, kurz bevor Ihr Chef sich auf seine Geschäftsreise vorbereitet. Du weißt, wie ermüdend es sein kann, wenn er dir immer wieder Fragen stellt wie "Wann muss ich da sein?", "Wann muss ich da sein?" "Wie heißt der Typ, den ich am Flughafen treffe?" usw. usw. Sie können dies jedoch vermeiden, wenn Sie sich hinsetzen und ihm einen Geschäftsreiseplan erstellen, der alle Antworten auf alle Fragen enthält, die er beantwortet haben möchte.

Bevor Sie die Reiseroute erstellen, setzen Sie sich mit Ihrem Chef zusammen und versuchen Sie, die Pläne mit ihm zu besprechen. Sie müssen von ihm erfahren, wohin er reisen wird und ob er irgendwo übernachten wird. Stellen Sie sicher, dass Sie herausfinden, mit wem er das Meeting oder die Meetings abhält und wann die Meetings beginnen sollen. Mit diesen Informationen können Sie dann seinen Flug buchen, ihm ein Zimmer im Hotel seiner Wahl reservieren.

Wenn Sie all dies getan haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Word-Programm öffnen und dann beginnen, alle Informationen aufzuzeichnen, die Ihr Chef bei ihm haben muss. Ihre Überschriften sollten enthalten, wer die Reise durchführt, die Reisedaten und wohin sie reisen.

Als nächstes beginnen Sie die eigentliche Reiseroute, indem Sie mit dem allerersten Tag der Geschäftsreise beginnen. Unter diesem ersten Tag sollten Sie die Transportmittel auflisten, die der Chef bei der Abreise zum Flughafen verwendet. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeiten auflisten, zu denen der Service für ihn zur Verfügung steht. Der nächste Teil der Reiseroute sollte die Informationen zu seinem Flug enthalten, die den Namen der Fluggesellschaft, den Flughafen, die Abflugzeit, den Landeplatz und die Ankunftszeit am Zielort enthalten sollten. Geben Sie die Sitzplatznummer an, falls eine zugewiesen wurde und wenn es während des Flugs zu Zwischenstopps oder Umsteigen kommt. Wenn jemand den Chef an seinem Zielort trifft, stellen Sie sicher, dass alle Informationen für seinen Transport zu seinem Hotel auch am ersten Tag enthalten sind.

Nun sollten Sie unter dem ersten Tag den Namen des Hotels angeben, unbedingt die Adresse sowie die Telefonnummer und Bestätigungsnummer der Reservierung für sein Zimmer angeben.

Unter den restlichen Tagen, die Sie für seine Abwesenheit aufgelistet haben, stellen Sie sicher, dass Sie alle verschiedenen Meetings auflisten, an denen er teilnehmen möchte, und listen Sie sie unter den entsprechenden Tagen auf, an denen sie stattfinden, und stellen Sie sicher, dass die Startzeiten und der Firmenname enthalten sind , Adresse und deren Hauptnummer und Kontaktname, falls er diese Informationen für irgendetwas verwenden muss. Stellen Sie sicher, dass Sie auch den Titel der Sitzung angeben, und wenn es eine Tagesordnung gibt, stellen Sie sicher, dass diese auch ihm mitgeteilt wird. Fahren Sie damit fort, bis alles, was geplant ist, auf der Reiseroute steht.

Nehmen Sie einen Ordner und legen Sie die benötigte Reiseroute, Tagesordnungen, Quittungen, Tickets und Wegbeschreibungen in diesen Ordner. Es ist eine gute Idee, wenn das Cover der Mappe eine durchsichtige Abdeckung hat, in die Sie die Reiseroute einfügen können, damit Ihr Chef sie sofort sehen kann. Sie können auch versuchen, einen Ordner zu finden, der an zwei Seiten versiegelt ist, damit nichts herausrutscht.

Achtung, Ihr Chef könnte Sie für so ein Wunder halten, dass er Sie am Ende für alle tun lässt!

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Source by Jack Bulker